سياسة الاحتفاظ بالبيانات الشخصية والتخلص منها

KİŞİSEL VERİLERLE İLGİLİ GENEL AYDINLATMA METNİ

1. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Hakkında:

İşbu “Genel Aydınlatma Metni”, PLUSMAK MAKİNA SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ. (“PLUSMAK MAKİNA”) olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, Veri Sorumlusu sıfatıyla, KVKK’da yer alan “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı 10. ve “İlgili Kişinin Hakları” başlıklı 11. maddesi çerçevesinde; hangi amaçla kişisel verilerinizin işleneceği, işlenen kişisel verilerinizin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel verilerinizin toplanmasının yöntemi ve hukuki sebebi ve KVKK’nın 11. maddesinde sayılan diğer haklarınızla ilgili olarak size bilgi vermek ve aşağıdaki hususlarda onayınızı almak amacıyla sunulmaktadır.

Bize sağladığınız kişisel verilerin gizliliğini ve güvenliğini korumaya önem veriyoruz. Bu doğrultuda, kişisel verilerinizi yetkisiz erişim, zarar, kayıp veya ifşaya karşı korumak için gerekli teknik ve idari güvenlik önlemlerini almaktayız.

Çalışanlarımızın kişisel verileriyle ilgili bilgilendirme Personel İçin Aydınlatma Metni ile sağlanmaktadır.

2. Aldığımız Kişisel Verileriniz ve İşleme Amaçlarımız:

PLUSMAK MAKİNA, web sitesi (www.plusmak.com.tr ) ve bu aydınlatma metninde yer verilen diğer kanallar vasıtasıyla paylaşmış olduğunuz kişisel verilerinizi, yine bu aydınlatma metninde belirtilen amaçlar ile sınırlı olarak işlemektedir. PLUSMAK MAKİNA,  açık adresi Hacıeyüplü Mah. 3125 Sokak No:16/3 Merkezefendi / Denizli / Türkiye ve vergi numarası GÖKPINAR Vergi Dairesi – Vergi No: 7300399943 ’dir. KVKK açısından Şirketimiz “Veri Sorumlusu” sıfatıyla faaliyet göstermektedir.

PLUSMAK MAKİNA’ya ait web sitesini ziyaret ettiğinizde ve/veya PLUSMAK MAKİNA ile kişisel verilerinizi bu aydınlatma metninde belirtilen işleme amaçları kapsamında kullanılmak üzere paylaştığınızda, bu aydınlatma metninde ve web sitemizde yer alan gizlilik politikasında yer alan hükümler konusunda bilgilendirilmiş kabul edilirsiniz.

PLUSMAK MAKİNA olarak, Veri Sorumlusu sıfatıyla, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”), 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu, 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun ve ilgili ikincil mevzuat ve bunlarla sınırlı olmaksızın faaliyetlerimizle ilgili tüm mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülüklerimiz çerçevesinde ve şirket faaliyetlerimizi sürdürebilmek adına yaptığımız işlemlerde kişisel verileri topluyoruz.

1.  Müşterilerimizden Toplanan Kişisel Veriler:  Adı-soyadı, e-posta adresi, adresi, telefon no, şirketimizi ziyareti halinde güvenlik kamerası görüntüleri, çekilmesi halinde fotoğraf vb veriler.
2. Tedarikçilerimizden Topladığımız Kişisel Veriler: Ürün veya hizmet satın alma sürecinde, tedarikçi yetkilisi ve çalışanlarının adı-soyadı, iletişim bilgileri (Telefon, e-posta), hizmetin niteliğine göre hizmeti sunan tedarikçi personelinin diğer kişisel verileri, şirketimizi ziyareti halinde güvenlik kamerası görüntüleri vb
3. İş Başvurusu Yapan Çalışan Adaylarından Topladığımız Kişisel Veriler: Kimlik, iletişim, mesleki deneyim (Öğrenim, eğitim ve çalışma geçmişi), adli sicil kaydı, referansların kimlik ve iletişim verileri, uyruk, doğum yeri ve tarihi, cinsiyet, medeni durum, askerlik durumu, sağlık / engellilik durumu vb.  Aday, kendi sunduğu özgeçmişinde, şirketimiz tarafından talep edilmeyen başka kişisel verilerini de paylaşmış olabilir, bu veriler PLUSMAK MAKİNA tarafından kullanılmaz, işlenmez.
4. Diğer: İş faaliyetlerinin yürütümü sırasında temas edilen diğer taraflardan alınan adı-soyadı, iletişim bilgileri vb.
5. Tüm Ziyaretçiler: Covid-19 salgını döneminde, işyerine giriş yapan tüm kişilerin vücut sıcaklığı ölçüm verileri ve HES kodu sorgulama ile erişilen risk durumu

İşleme Amaçlarımız: (VERBİS kaydımızda kategorik bazda tümü mevcuttur)

      Aşağıdakilerle sınırlı olmamak kaydıyla, işleme amaçlarımız:

1. Mevzuatta düzenlenen hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek
2. Müşterilerimizin ihtiyaçlarını anlamak ve doğru teklifi sunabilmek
3. Müşterilerle iletişimi geliştirmek ve daha etkin ve kaliteli hizmet sunabilmek
4. Pazarlama ve satış süreçlerini yürütülebilmek
5. Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi vermek
6. Faturalandırma ve tahsilatı yapmak
7. İşe başvuru süreçlerini yönetmek ve adayı değerlendirmek (İş başvurusu yapan adaylar için)
8. Satın alma süreçlerini yürütmek (Tedarikçiler için)
9. İş süreçlerimizi yürütebilmek (Diğer taraflar)

Bu kişisel veriler; PLUSMAK MAKİNA olarak sunduğumuz hizmetlerden yararlanabilmeniz adına, açık rızanıza istinaden veya tabi olduğumuz yasal mevzuat başta olmak üzere KVKK 5. maddesinin 2. fıkrasında öngörülen diğer hallerde, işbu Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Bilgilendirme ile belirlenen amaçlar ve kapsam dışında kullanılmamak kaydı ile gerekli tüm bilgi güvenliği tedbirleri de alınarak işlenecek ve yasal saklama süresince veya işleme amacının gerekli kıldığı süre boyunca saklanacak ve işleme amacının gerekli kıldığı sürenin sonunda imha edilecek veya anonimleştirilerek kullanılacaktır.

3. Kişisel Verilerinizi Hangi Yollarla Topluyoruz:

Kişisel verileriniz, sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda, yukarıda yer verilen amaçlar kapsamında ve kanuni yükümlülüklerin ve hizmet şartlarının yerine getirebilmesi amacıyla toplanır.

PLUSMAK MAKİNA’ya doğrudan sizin tarafınızdan sağlanan kişisel veriler: İletmiş olduğunuz tüm bilgi ve belge, teklif talepleri, sözleşmeler, siparişler, iş başvuru formu veya özgeçmişler vb.

İş süreçlerinin yürütümü sırasında toplanan kişisel veriler:  Yazışmalar, e-posta yazışmaları, telefonla veya yüz yüze görüşmeler vb

Fuarlarda toplanan kişisel veriler: Sektörel fuar organizasyonlarındaki görüşmelerde toplanan bilgi ve belgeler

PLUSMAK MAKİNA’ya yaptığınız ziyaretlerde toplanan kişisel veriler: Güvenlik girişinden itibaren, güvenlik kamerası işareti bulunan alanlarda, güvenlik kamerası ile çekilen görüntüler, kullanılması halinde wifi bağlantısı yoluyla IP No vb kaydedilmektedir. Covid-19 salgını döneminde, işyerine giren tüm kişilerin (Personel, ziyaretçi, müşteri, tedarikçi vb) dijital termometre ile vücut sıcaklığı ölçümü, HES kodu sorgulama .

Çerezler ve benzeri teknolojiler vasıtasıyla topladığımız kişisel veriler: Yasal şartlara uygun olmak kaydıyla www.plusmak.com.tr   aracılığı ile otomatik yollarla

www.plusmak.com.tr adresinde yer alan iletişim formu ile toplanan kişisel veriler: Kimlik, iletişim.

4. Kişisel Verilerinizi Kimlerle Paylaşıyoruz:

PLUSMAK MAKİNA, söz konusu kişisel verilerinizi, açık rızanıza istinaden veya tabi olduğumuz mevzuat başta olmak üzere KVKK md. 5/f.2’de öngörülen diğer hallerde KVKK’da belirtilen güvenlik ve gizlilik esasları çerçevesinde yeterli önlemler alınmak kaydıyla ilgili taraflarla paylaşabilir ve aktarabilir. Bizimle paylaşmış olduğunuz kişisel verileriniz, KVKK’da öngörülen işlenme ve paylaşım amaçları haricinde veya açık rızanız olmadan üçüncü kişilerle paylaşılmaz.

Elektronik ortamda tutulan kişisel verileriniz, şirketimizin Qnap yedekleme ünitesine (yurtiçi) aktarılır.

Çalışan adaylarının iş başvuru formları, web sitemiz aracılığı ile ilettikleri bilgileri veya elden / e-posta ile gönderdikleri özgeçmişleri, açık rızası olmaksızın başka kişi ve kuruluşlara aktarılmaz.

Diğer taraflardan toplanan kişisel veriler, işleme amacı doğrultusunda aktarımı gerekiyorsa, açık rızayı gerektiren hallerde veri sahibinin açık rızasını alarak veya kanuni gereklilik ya da açık rıza dışı işleme şartı gereği olarak yetkili kişi, kurum veya kuruluşlara aktarılabilir.

5. Veri Sahibinin (İlgili Kişinin) Hakları

KVKK gereğince, veri sahibi olarak, kişisel verilerinizin:

• İşlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlendiyse bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurtiçi veya dışında aktarıldığı üçüncü tarafları bilme
• Eksik ya da yanlış işlenmişse veya değişmişse, düzeltilmesini talep etme
• KVKK Madde 7 çerçevesinde, silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Aktarıldığı üçüncü kişilerden de yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi nedeniyle aleyhte bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve
• KVKK’ya aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini isteme hakkına sahipsiniz.

Bu kapsamda yapacağınız talepler 6698 Kişisel Verileri Koruma Kanunu kapsamında yazılı olmalıdır. Bunun için, kimliğinizi tespit edici belgeler ile birlikte, kullanmak istediğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren e-postanız ile Şirketimizin plusmak@plusmak.com.tr  adresine gönderebilir, başvurunuzu noter kanalıyla göndererek yapabilirsiniz veya www.plusmak.com.tr  web sitemizde bulunan başvuru formu (Kişisel Veriler İçin Talep ve Değerlendirme Formu) yoluyla iletebilirsiniz.

Bu amaçlarla yaptığınız başvurunun ek bir maliyet gerektirmesi durumunda, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifedeki ücret tutarını ödemeniz gerekebilir. Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırılacaktır.

Bizimle İletişime Geçin: Genel Aydınlatma Metni veya diğer veri koruma uygulamalarımıza ilişkin herhangi bir soru veya endişenizin bulunması halinde veya bir erişim talebinizin bulunması halinde, bize Hacıeyüplü Mah. 3125 Sokak No:16/3 Merkezefendi / Denizli / Türkiye adresinden veya +90 (258) 371 04 05 nolu telefondan ulaşabilirsiniz.

6. Yürürlük ve Değişiklikler

Bu aydınlatma metni, 10.12.2020 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir. Kanunda veya Kişisel Veri Envanteri’nde değişiklikler olması halinde, revizyon numarası ve tarihi değiştirilerek, paydaşlara yeniden bilgilendirme yapılacaktır.

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

POLİTİKA AMACI:

Bu politika, şirketimizin aldığı ve işlediği kişisel verilerin saklanması ve imha işlemlerinin yönetilmesine dair yaklaşımını tanımlamak amacıyla, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik baz alınarak hazırlanmıştır.

TANIMLAR:

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini

Kayıt ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı

Periyodik imha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini

Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade eder.

SAKLAMA ve İMHA GEREKÇELERİ, SAKLAMA ve İMHA SÜRELERİ:

Şirketimiz, işlediği kişisel verileri, yasal zorunlu faaliyetlerini ve ticari faaliyetlerini yerine getirebilmek amacıyla, Kişisel Veri Envanteri ile belirlenen ve VERBİS (Veri Sorumluları Sicili)’de kamuya açık şekilde ilan edilen saklama süreleri zarfında, fiziksel ve/veya elektronik ortamlarda güvenli bir şekilde saklamaktadır. Kişisel Veri Envanteri’nde, her bir kişisel verinin, hangi ortamlarda işlendiği, saklandığı ve hangi yöntemlerle imha edildiği tanımlanmıştır. Kişisel veriler, başta 6698 Sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu, 4857 Sayılı İş Kanunu, 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve şirket faaliyetlerimizi ilgilendiren tüm mevzuat şartlarına uygun şekilde muhafaza edilmektedir.

Kişisel veri saklama sürelerinin belirlenmesinde, kişisel verinin işlenmesindeki hukuki gerekçe veya işleme amacı dikkate alınır. Kişisel veri, yasal şartlar gereği olarak  toplanan ve işlenen bir veri ise, saklama süresi, ilgili mevzuatta yer alan süre olarak Kişisel Veri Envanteri’nde tanımlanır. Diğer veriler için ise, işleme amacına uygun şekilde, ilgili faaliyetlerin yerine getirebilmesini sağlayacak süreler belirlenir ve Kişisel Veri Envanteri’nde tanımlanır. Saklama süreleri bazen “ay”, “yıl” gibi tanımlanırken, bazı kişisel veriler için “…. Bitiminde”, “…………yapılana kadar” şeklinde tanımlanabilmektedir. Bu sebeple her bir kişisel veri için, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süreye ilişkin farklı bir muhafaza süresi geçerli olabilmektedir.

Kişisel veriler, VERBİS’de kamuya açık şekilde ilan edilen “Veri Güvenliği Tedbirleri” alınarak saklanmaktadır. Çalışanlar için yetki matrisi hazırlanması, eğitimler yapılması, çalışanlarla ve veri işleyenlerle gizlilik sözleşmeleri yapılması gibi idari tedbirlerin yanı sıra, güncel antivirüs sistemleri kullanımı, güvenlik duvarı kullanımı, yedekleme, şifreleme vb teknik veri güvenliği tedbirleri alınmaktadır.

Kişisel verilerin imhasında, seçilen yönteme göre, silme, yok etme, anonim hale getirme işlemi, kişisel verinin tekrar erişilmesi, geri getirilmesi, kullanılması veya veri sahibi ile ilişkilendirilmesini mümkün kılmayacak şekilde hareket edilir.

Saklama süresi dolan kişisel veriler, belirlenmiş olan imha yöntemlerine göre imha edilir ve Veri İmha Tutanağı kullanılarak işlem kayıt altına alınır. Bu kayıtlar en az 3 yıl saklanır.

Kişisel verilerin saklama ve imhasında, “Kişisel Veri Envanteri” ve “Kişisel Veriler İçin Yetki Matrisi ve Yetkilerin Yönetimi Tablosu”yla belirlenen sorumlular görev alır. İmha işlemlerinde görev alanlar, Veri İmha Tutanağı’nda kayıt altına alınır.

Şirketimiz, her 3 ayda bir (Mart, Haziran, Eylül ve Aralık ayları) kişisel verileri gözden geçirerek, saklama süresi dolan verileri tespit eder ve kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Bu süre, altı ayı geçmez.

İLGİLİ KİŞİNİN (VERİ SAHİBİNİN) TALEBİ HALİNDE KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

Kişisel veri sahipleri, Kişisel Verilerle İlgili Genel Aydınlatma Metni’mizde yer alan iletişim yöntemlerini kullanarak verileri hakkında bilgi talep edebilir. Bu talebin, kişisel verisinin silinmesi olması halinde:

1. Kişisel veri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa, talebe konu olan kişisel veriler imha edilir. İlgili kişinin talebi en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır ve yazılı olarak / elektronik ortamda bilgilendirilir.
2. Kişisel veri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa ve talebe konu veriler, veri işleyen taraflara aktarılmışsa, şirketimiz durumu Veri İşleyen’e bildirir ve imha işlemlerinin yapılmasını sağlar.
3. Kişisel veri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, şirketimiz tarafından gerekçesi açıklanarak reddedilir ve en geç 30 gün içinde ret cevabı yazılı olarak / elektronik ortamda bildirilir.

SOSYAL MEDYA KULLANIMI POLİTİKASI

PLUSMAK MAKINA SAN. VE TIC. LTD.ŞTİ. aşağıdaki sosyal medya platformlarını kullanmaktadır:

• Facebook
• Instagram

Sayfa / hesap açılması gerektiğinde, sayfaların açılması ve yönetim yetkisi, Bilgi İşlem Sorumlusu’na aittir. Bunun dışında açılan hesaplar ve sayfalar şirketimizle ilgili değildir. Tespiti halinde, PLUSMAK MAKINA SAN. VE TIC. LTD.ŞTİ.yasal yollara başvurabilir. Sayfalarda, şirket faaliyetleri (Fabrika geneli, üretim faaliyeti, fuar vb etkinlikler, sosyal faaliyetler vb) sırasında çekilen fotoğraf ve videolar paylaşılmaktadır. Bunun dışında milli ve dini bayramlara ait kutlama / anma mesajları yayınlanabilmektedir.

Sosyal medya sayfalarında, gerekli parametre ve gizlilik ayarları Bilgi İşlem Sorumlusu tarafından yapılır.

Fotoğraf ve videolarda yer alan çalışanlarımızın görüntüleri ancak açık rızaları alınmışsa yayınlanabilir, bunun dışında müşterilerimizin, tedarikçilerimizin, ziyaretçilerimizin görüntülerine, izinleri alınmadığı takdirde yer verilmez. Paylaşımlarda, çalışanlarımızın adları etiketlenmez, hiçbir kişisel verisi izni olmaksızın paylaşılmaz.

Bunun dışında, çalışanlarımızın, sosyal medya kullanımında dikkat etmesi kurallar aşağıda açıklanmıştır:

1. Sosyal ağlarda, PLUSMAK MAKINA SAN. VE TIC. LTD.ŞTİ.veya sektörle ilgili bir konuda fikir beyan ediliyorsa, kişisel düşünceniz olduğu belirtmek zorundadır.
2. Şirket, çalışma arkadaşları ve kendi itibarını korumak zorundadır. İtibar zedeleyici herhangi bir yorum yapılmaktan kaçınılacaktır.
3. Müşteriler, rakipler, tedarikçiler, kamu veya özel kurum ve kuruluşlar hakkında itibar zedeleyici herhangi bir yorum yapılmayacaktır.
4. PLUSMAK MAKINA SAN. VE TIC. LTD.ŞTİ.çalışanlarına, müşterilerine, tedarikçilerine ve diğer paydaşlara ait hiçbir bilgi paylaşılmayacaktır.
5. Sosyal ağlarda, onay alınmadıkça diğer kişilerin fotoğraflarını paylaşmamalı ve adlarını etiketlememelidir.
6. Ayrımcı, tacizci, ırkçı, dini veya cinsel içerikli, saldırgan ve rahatsız edici tarzda yorumlar yazılmayacaktır.
7. Şirketin sosyal medya sayfalarında, hiçbir ticari ürünün reklamı, hiçbir siyasi partinin propagandası yapılmayacaktır.
8. Şirket bünyesindeki kişi, ofis, toplantı, çalışma içeriğine ait detaylar, mekanlar vb sosyal medyada etiketlenmeyecektir. Şirket içerisinde çekilen fotoğraflar, şirket adı etiketlenerek paylaşılmayacaktır.
9. Paylaşılması düşünülen bir içerik hakkında şüpheye düşülmüşse, İK Sorumlusu’na danışılacaktır.
10. Sosyal medya platformlarına herhangi bir içerik (metin, resim, video vb.) yüklemesi yaparken dikkatli olmak gerekir. Farkında olmadan marka ya da telif hakları ihlal edilebilir.
11. Çalışanlar sosyal medyada paylaştıkları ve yayınladıkları içeriklerden kişisel olarak sorumludur.
12. Sosyal medyada yazılı mesajların yanlış anlaşılma ihtimaline karşı, yazım kurallarına uygun davranılacaktır.
13. Yetki verilmemiş kişiler asla kendini firmanın resmi sözcüsü olarak tanıtmamalıdır.
14. Şirketle ilgili başkaları tarafından yazılmış olumsuz mesajlara karşı olumsuz mesaj yazılmayacak, sağduyulu ve nazik yaklaşılacaktır.
15. İnternette paylaşılanların, kaldırılsa veya silinse bile tamamen kaldırılamayacağının farkında olunacak.

KİŞİSEL VERİLER İÇİN TALEP VE DEĞERLENDİRME FORMU